采用日期: 08/19/2009
修订日期: 
最后回顾日期： 01/16/2024
引用: UMW政策704.8
售票室: 政府 and Finance
批准: Vice Chancellor for 政府 and Finance

1. 政策

   蒙大拿州西部大学允许远程办公，即在家里或其他工作地点工作，而不是亲自前往办公室，作为员工的一种工作选择，这对大学和员工都有利。

2. 目的

   这项政策的目的是为UMW员工提供远程办公的指导方针，作为一种可能的工作选择。 远程办公可能有助于减少缺勤，改善员工招聘和保留，提高生产力，并为员工提供更大的灵活性，以满足他们的工作和家庭需求。 此外，减少的旅行可以提供直接的空气质量，交通和节能效益。

3. 程序

   远程办公并不是一项正式的、普遍的员工福利； 相反，它是满足大学和员工需求的另一种方法。 学校有权拒绝员工远程办公，并随时终止远程办公安排。 员工不需要远程办公，如果有这种选择，他们有权拒绝远程办公。

   1. 资格

      并不是所有的工作都适合远程办公。 为了评估远程办公是否适合这份工作，主管和员工需要解决以下问题：

      • 这个职位是否有明确的工作任务？
      • 能否在有限的监督观察下有效地衡量结果和生产力？
      • 工作产品和任务能否在不给同事和其他人带来不必要的困难的情况下完成？
      • 目前的技术允许远程办公吗？

      允许员工远程办公的决定将由员工的主管和院长/主任做出，并由主管行政和财务/学生事务的副校长最终批准。 主管必须考虑到员工目前的职责范围，与同事和其他人互动的需要和性质，以及适当的绩效衡量标准。 员工参与远程办公的资格和适宜性因部门、办公室和工作单位而异，这取决于办公室和员工的职能和项目责任。 试用员工没有资格参加远程办公计划。

   2. 工作时间/小时

      定期的远程办公时间表，包括具体的日期和时间，应该以书面形式制定并得到主管的批准。 员工每天或每个工资期的工作时间不会因参与远程办公计划而改变。

      员工将在员工和主管商定的工作时间内在家工作，或在员工和主管共同同意的替代工作地点工作。 此时间表的更改将由员工的主管事先审查和批准。

      主管有权要求远程办公员工在定期安排的远程办公日返回办公室。 如果一名员工经常被要求在定期远程办公的日子里回到办公室，主管可能会重新评估该员工的职位和工作职责与远程办公的兼容性。

   3. 工作标准/性能

      远程办公人员的雇用条件和工作绩效标准与非远程办公人员保持相同。

      员工将与他或她的主管会面，接受任务，并根据要求，必要或适当地审查已完成的工作。 员工将按照主管制定的工作程序和期望完成分配的工作。

   4. 员工访问和可用性

      远程办公员工必须在预定的工作时间内通过电话联系。 远程办公的员工需要修改他们的语音邮件通知，以表明可以通过其他号码找到他们，或者该员工将定期查看信息。 员工被要求在白天经常查看信息。 如果在工作时间离开远程办公地点，远程工作者必须通知办公室。

   5. 工作空间

      员工的非现场工作空间将被视为大学工作空间的延伸。 在参与远程办公协议之前，员工必须提供预期工作空间的书面描述。 工作空间必须提供足够的工作区域、照明、电话服务、电源和温度控制。 员工必须保持工作空间处于安全状态，避免对员工和设备造成危害和其他危险。

      作为远程办公计划监控过程的一部分，员工必须同意学校可以对远程工作地点进行现场访问，以确定该地点是否安全且没有危险，并维护、修理、检查或检索大学拥有的设备、软件、数据或用品。

      学校将不负责与使用员工住所或其他非大学地点相关的运营成本、房屋维护或任何其他附带费用（例如水电费）。 业主保险和任何费率或覆盖范围的变化是员工的唯一责任。

   6. 设备/费用

      参与远程办公所需的办公设备可能因员工和任务而异。 大学不会购买或报销远程办公员工在远程办公工作环境中工作所需的设备。 员工可以使用自己的设备（如个人电脑、调制解调器、答录机、传真机等），但学校不收取任何费用。 维修和保养员工拥有的设备是员工的责任。

      员工可以在事先获得主管批准的情况下使用学校拥有的设备和/或用品，前提是只有获得授权的员工才能将设备和/或用品用于与工作相关的目的。

      在家里使用大学设备的员工必须同意保护这些设备免受损失或损坏。

      远程办公员工可以报销使用个人电话拨打长途电话的费用，只要提交适当的报销文件即可。

   7. 薪酬/福利

      员工的薪酬、福利、工作状态和工作职责不会因参与远程办公计划而改变。

      经事先批准或应上级要求加班的员工，将根据适用法律、集体谈判协议和学校政策获得补偿。 未获得事先批准的加班可能导致被取消远程办公和/或其他适当的行动。

      休假前必须获得监管部门的批准。

   8. 责任

      学校将对员工在规定的工作时间内在校外工作空间发生的与工作有关的事故负责。 对于员工在约定工作时间以外的工作场所发生的伤害，学校不承担任何责任。 如果员工在工作时间在家中或其他校外场所伤害他人，学校概不负责。

      如果在非现场工作时受伤，雇员应（在情况允许的情况下）立即向其主管报告受伤情况，并获得适当的医疗。 工人补偿雇主的第一次报告表格必须尽快填写并提交给人力资源服务办公室。 主管或指定人员和安全员将在接到通知后立即调查所有事故和伤害报告。

   9. 保密/安全

      为了确保硬件和软件的安全，主管在安装之前必须批准用于远程办公的所有软件。 除非主管事先批准，否则不得将限制访问的材料带出办公室或通过计算机访问。

      员工必须在替代工作地点遵循部门批准的数据安全程序，以保护部门或大学的记录免受未经授权的披露或损坏，并遵守州法律和大学政策中规定的隐私要求。

   10. 申请过程

       希望远程办公的员工必须与他们的主管讨论这种可能性。 如果双方同意远程办公，则必须填写远程办公人员分配表。 此表格包含有关当前职责、拟议的远程通勤时间表、工作任务类型和将在场外工作空间进行的活动，以及对场外工作空间和适当设备（包括任何个人计算机硬件和软件）的描述。

       一旦员工和主管完成并签署了《远程办公任务表》，双方必须在开始远程办公计划之前签署《远程办公协议》。 本协议规定了条款和条件。 该协议在实施前必须得到相应院长或主任和人事官员的批准。

4. 权威

   UMW政策704.8

5. 责任

   行政和财务副校长，监事，院长/主任

附件

点击这里获取远程办公协议表格