400.3现金兑换基金

采用日期: 1/22/2003
修订日期: 1/03/2018
引用: 妈妈2-1900，妈妈2-1200，MCA 5-13-309, MCA 5-13-310
售票室: 政府 and Finance
批准: Vice Chancellor for 政府 and Finance

  1. 政策

    蒙大拿州西部大学维持现金兑换基金。

  2. 目的

    现金兑换基金由从蒙大拿州财政部提取的资金组成，用于提供进行出纳或类似业务所需的硬币和货币。 该帐户始终保持固定，从不用于购买。

  3. 程序

    1. 现金变动基金的行政监督和审查

      1. UMW业务服务总监接收所有部门变更资金的请求。 申请被批准后，将被送至行政部进行最终审批。
      2. 每个部门的管理部门都有责任建立和维持对收款和存款的内部控制制度。 适当的职责分工是现金内部控制的要求。 接收现金、准备/签发收据和存入现金的职能不应由负责保存现金记录的同一个人来执行。 现金记录包括每日现金报告，预编号收据，收银磁带，应收帐款记录，组织报告和任何部门的详细收入/销售报告。 保存记录的个人应核实现金的准确性。 日常核查应包括确认现金总额和部门收据的准确性，并跟踪该总额到业务服务部的存款。 现金存款应每月与班纳部门报告核对。 应调查并记录任何差异，以备将来参考。 重大不一致的分歧应报告给管理层。
      3. 根据蒙大拿大学内部审计员、立法审计员和商业服务代表的要求，必须提供变更资金。

    2. 现金兑换资金的限制和使用

      1. 由于现金找零基金只能用于“找零”，因此在每天开始时，该基金应只包含授权数额。 当期收款不得用于增加或创建现金找零基金。
      2. 每笔现金找零基金都应实际分开，并在任何时候都必须得到充分的保障。 当现金找零基金不使用或即使在很短的时间内无人看管时，也必须妥善保管。 至少，必须提供一个可上锁的保险箱，在非工作时间必须锁在一个上锁的书桌抽屉里。
      3. 部门主管或主管将指定现金兑换基金的托管人，以及有权使用该基金的个人人数。
      4. 允许使用现金兑换基金的人数应保持在最低限度。
      5. 涉及托管人或有权使用现金兑换基金的个人数量的任何变更，均应通知业务服务总监。
      6. 禁止使用现金兑换基金进行支出。
      7. 对于所提供的货物和服务，可以接受支票付款。 可转让票据（即支票）在初次收到时应附有限制性背书。 所有交存至商务服务部的票据必须附有以下限制性背书：

      FOR DEPOSIT ONLY
      TO THE DEMAND ACCOUNT
      OF THE MONTANA STATE TREASURER
      5108
      UNIVERSITY OF MONTANA WESTERN

      1. 现金变动基金每天使用完毕前，应当进行正式对帐。
      2. 正式对账文件必须由部门保存，并提供给蒙大拿大学内部审计员、立法审计员和商业服务代表。 销毁这些记录的许可必须由商业服务总监授予，通常在三(3)年后。
      3. 货物和服务的收款将从每天的现金找零基金中分离出来，当金额超过100美元时，将存入商业服务出纳。 如果收入低于100美元，每周应存入存款。
      4. 不再使用的零钱必须退还给业务服务部门。 这些资金不应存入部门账户。
      5. 任何滥用这些现金找零基金政策的意图都可能导致找零基金失去使用。

    3. 获得现金兑换基金

      1. 部门主管或董事可向商务事务署署长申请设立现金兑换基金，方法是填写“兑换基金申请表格”（向商务事务署索取）。
      2. 如果申请被批准，将以蒙大拿西部大学作为收款人开具支票。 托管人必须从业务服务部获得现金。
      3. 变更基金的政策和操作程序将在此时与托管人一起审查。

    4. 管理人的变动

      1. 涉及现金变动基金托管人的职责或人员的任何变更必须通过向业务服务部提交托管人变更通知表（从业务服务部获得）进行报告。 新的托管人将了解基金政策和程序的变化。 保管人变更通知表格必须在旧保管人将基金控制权移交给新保管人或部门主席的时间点上填写。

    5. 现金变动资金每日核对

      1. 政策要求在使用该基金时每天进行正式对账。 更改资金核对表（向营业处索取）或类似的表格必须每日备妥，并由本署保存，直至营业处处长准许销毁为止。 任何现金出纳磁带、收据簿或变更资金活动的证据都必须与此对账一起保存。
      2. 每天收到的现金金额（以现金出纳磁带或手工预编号收据证明）加上起始金额应等于每天结束时现金抽屉里的总金额。 所有未解决的差异必须记录在案，并根据MCA 5-13-309(3)和MOM 2-1900-30“丢失或被盗国家资金”中概述的内容向商业服务部门报告重大差异。 任何超额款项必须从找零基金中分离出来，并存入业务服务部的出纳处。 任何短缺都应尽快补充。 不足25美元或更少的可以通过在业务服务部门的存款收据上的抵消分录来补充。 较大的短缺将需要通过支票补充。 部门索引应与账户号码62825一起使用，无论是现金超支还是现金短缺。

    6. 临时现金兑换基金

      1. 临时现金兑换资金可由部门为短期专项活动筹集。 这些资金必须在活动开始前由部门主席提出申请。 现金提款表可从业务服务处的出纳处取得。 可上锁的现金箱也可用。

  4. 权威

    妈妈2-1900，妈妈2-1200，MCA 5-13-309, MCA 5-13-310

  5. 责任

    行政与财务副校长，商务服务主任，大学出纳，部门主管，现金兑换基金保管人