400.2零用现金

采用日期: 8/26/1988
最后修订日期： 02/08/2024
最后回顾日期： 01/16/2024
引用: 妈妈2-1900，MCA 5-13-309, MCA 5-13-310
售票室: 政府 and Finance
批准: Vice Chancellor for 政府 and Finance

  1. 政策

    蒙大拿州西部大学在其场所保留小额现金（预付）基金。

  2. 目的

    零用现金基金由从蒙大拿州财政部提取的资金组成，用于购买相对较小的现金。 零用现金基金也可以包括转售给学生、教师和职员的邮票，其收益用于补充邮票。 零用现金基金活动的例子是运费、邮费、用品、零件和某些其他需要立即使用现金作为支付手段的采购。 所有的采购都以授权给相应部门的零用现金为限。 所有其他采购交易都要遵循UMW的采购和付款支票程序。

  3. 程序

    1. 零用现金的行政监督与审查

      1. UMW的业务服务总监负责接收所有部门对零用现金的要求。 经批准的请求将送交行政部作最后批准。
      2. 根据蒙大拿大学内部审计员、立法审计员和商业服务代表的要求，必须提供零用现金资金。

    2. 零用现金的限制和使用

      1. 零用现金基金只能用于部门开支或购买邮票转售。 与支票兑现、贷款、雇员补偿、咨询服务、独立承包商服务、旅行、娱乐和受州或UMW政策限制的控制项目有关的付款，不得从零用现金基金中支付。
      2. 部门保管的其他款项不得用于增加或设立零用现金基金。
      3. 当零用现金基金不使用或即使在很短的时间内无人看管时，也必须妥善保管。 至少，必须提供一个可上锁的保险箱，在非工作时间必须锁在一个上锁的抽屉里。 零用现金如果在夏季或连续三(3)个月未使用，必须退还给商务服务部出纳。 零用现金必须保存在校园内，除非经商务服务总监批准。 不再使用的资金必须退还给业务服务出纳。
      4. 部门主席或主管将指定零用现金基金的保管人，以及有权使用该基金的个人人数。 允许使用零用现金基金的人数应保持在最低限度。 任何涉及托管人或被授权使用零用现金基金的个人数量的变化，必须通知商业服务总监。
      5. 至少，现金盘点必须在财政年度结束时进行。 建议保管人在每次需要补货时进行现金盘点。 这一步会更快地把潜在的问题暴露出来。 在定期的基础上，第三方（托管人的主管或从备用金账户中退出的人）应核实现金余额。 这包括核实现金加上未报销的付款单和发票是否等于授权金额。 建议保留一份所有付款的单独清单，作为备用控制措施，以防发票或付款单放错地方。 销毁这些记录的许可必须由商业服务总监授予，通常在三(3)年后。
      6. 每个部门的管理部门都有责任建立和维持对零用现金运作的内部控制制度。 不负有保管责任的人应经常核查责任。 至少每年一次，管理层应审查零用现金资金，以确保：
        • 提现单和零用现金凭证上的所有部分和签名都是完整、准确和适当的。
        • 所有零用现金凭证都有业务发票和/或现金出纳收据，清楚地描述购买的项目和金额。 当管理层发现控制方面的缺陷时，他们必须采取适当的措施来纠正问题。
      7. 如果发生材料短缺或被盗，所有差异必须记录并报告给业务服务部。 有关澳门银河线上赌场，请参阅MCA 5-13-309 (3), MOM 2-1900-30，丢失或被盗的国家资金。 短缺必须尽快补充。 缺货需要支票补货。 超额款项必须从基金中分离出来，并存入业务服务部出纳处。 无论是现金超支还是现金短缺，都应使用部门索引代码和账号62825。
      8. 任何滥用这些零用现金基金政策的意图都可能导致零用现金基金的使用损失。

    3. 建立零用现金基金

      1. 部门主管可以通过填写“零用现金申请表”向商务服务总监申请设立零用现金基金。
      2. 如果申请被批准，将以蒙大拿西部大学作为收款人开具支票。 商务服务部出纳将从商务服务部现金兑换基金中将支票兑换成现金。 托管人必须从商业服务部出纳处取得现金。 零用现金基金的政策和操作程序将在这个时候与保管人一起审查。

    4. 管理人的变动

      1. 涉及零用现金保管人职责或人员的任何变动，必须向业务服务处出纳提交一份保管人变动通知表。 新的保管人应了解零用现金基金的政策和程序。 托管人变更通知表必须在原托管人将基金控制权移交给新托管人或部门主管的时间点上填写。

    5. 操作过程

      1. 部门零用现金基金可用于多个帐户的支出。 托管人有责任获得授权为每个帐户支出的个人的签名。 如果托管人不熟悉被授权进行支出的个人，则应向业务服务部适当的资金会计查询。
      2. 零用现金必须与部门可能拥有的其他资金分开，以便能够立即确定责任。
      3. 责任是指现金支取单、零用现金凭证和零用现金基金中剩余现金的总和应始终等于最初发放的金额。 托管人及其监督人应当定期核查责任。

    6. 零用现金的报销

      1. 零用现金基金必须根据需要补充，但从7月至5月至少每月补充一次。 对于6月份，必须在6月份的最后一天提出补货请求。
      2. 如果报销的零用现金凭证超过两张，零用现金凭证上的会计信息必须汇总在零用现金变更汇总表上。 零用现金费用总结表上要求的报销总额必须与零用现金凭证的总额一致。
      3. 零用现金费用汇总和零用现金凭证应提交给业务服务出纳，并要求补充支票。 收到支票后，商务服务部的出纳将与托管人将支票兑换成现金。

    7. 没有部门零用现金基金的报销

      1. 当使用个人资金进行采购时，必须由有关部门人员批准申请。 然后将申请单连同收据或发票一起提交给业务服务，以便通过支票进行报销。 这些购买以300美元为限。

  4. 权威

    妈妈2-1900，MCA 5-13-309, MCA 5-13-310

  5. 责任

    行政及财务副校长，商务服务总监，部门主管，零用现金保管人